Byggstenar för upphandling och inköp vid Umeå universitet.

Att handla upp är att handla rätt

När du som universitetsanställd ska köpa en vara eller en tjänst, måste du först kolla om den redan finns internt eller i avtalskatalogen E-avrop. Finns varan eller tjänsten inte där — då måste en upphandling göras.

— Det är egentligen ganska enkelt. Principen är att så fort man inte hittar ett ramavtal ska man kontakta oss på Upphandling och inköp, säger Irina Geibrink, upphandlare. Vi vägleder sedan köparen genom upphandlingsprocessen.
 
Varje år handlas varor och tjänster till universitetets verksamheter för miljardbelopp. Mycket gäller sådant som många anställda regelbundet behöver. Därför har ramavtal träffats med leverantörer av allt från kulspetspennor och kopiatorer till IT-konsultstöd och laboratorieutrustning.
 
Innan du beställer något, kontrollera därför först om varan eller tjänsten finns att köpa internt. I beställningsportalen Wisum hittar du till exempel kontorsvaror och elektronik, kemikalier köps via Kemiförrådet och tryckeritjänster hos UmU Tryckservice. Hittar du inte det du söker internt är avtalskatalogen E-avrop nästa anhalt. Där finns ramavtal med leverantörer av stort och smått, från fruktkorgar till reklambyråtjänster.
 
Vi tar ett exempel: Nya krukväxter på kontoret skulle pigga upp i vintermörk­ret. Men, blommor finns inte i Wisum och i E-avrop saknas växtleverantörer på listan. Måste jag dra i gång en formell upphandling för några enstaka krukväxter?
 
— Vi har inte avtal för allting jämt. Just växter håller vi på att upphandla och är därför avtalslösa under en tid, förklarar Irina Geibrink.
 
Hur får man göra om avtal saknas? Kan jag gå var som helst och handla då?
 
— Nej, men ibland kan vi tillåta direkt­upphandling. Det kan också vara så att vi har ett temporärt avtal, oftast med tidigare leverantör, till dess att nytt ramavtal upphandlats.
  
Att direktupphandla innebär att genomföra ett köp som inte är lika formellt som en annonserad upphandling. För att få direktupphandla måste man vid köp över 50 000 kr samråda med Upphandling och inköp om formerna, bland annat bör man tillfråga fler än en leverantör. Vid köp under 50 000 kr får man göra ett direktköp. Även om krukväxterna i exemplet skulle kosta mindre än 50 000 kr finns det oftast fler på universitetet som brukar köpa växter. Om de totala inköpen av en specifik vara eller tjänst överstiger 534 000 kr säger lagen att en upphandling måste göras.
 
— Därför är det alltid bra att kontakta oss, så kan vi rådgöra i hur det enstaka fallet ska hanteras, säger Irina Geibrink.
 
Behöver varan eller tjänsten upphandlas hjälper Upphandling och inköp till. Första steget i processen är att beställaren gör en noggrann behovsanalys. Vilka krav har man på varan eller tjänsten? Det är enligt Irina Geibrink viktigt att ställa sig själv frågorna vad, varför, hur och när. I nästa steg upprättas upphandlingsdokumenten: en offertförfrågan där kravspecifikation, avtalsvillkor och spelregler för att utse vinnaren ingår. Sedan annonseras upphandlingen i E-avrop, som är kopplat till en nationell databas för upphandling, i sin tur kopplad till en motsvarande europeisk databas, TED.
 
När anbudstiden gått ut granskas anbuden utifrån de krav som ställts och därefter kan man fatta beslut om vilken leverantör varan eller tjänsten ska köpas från.
 
Ibland kan man upptäcka att en vara som finns upphandlad är mycket dyrare än i en butik i stan. Är det inte bättre att handla där i stället? Hur ofta stöter du på den frågan?
 
— Ofta. Alla produkter vi köper är inte billigast i pris, men i ett totalt sammanhang kan det ändå vara ett mycket bra avtal, säger Irina Geibrink. Ett exempel: Varför kan vi inte handla möbler på Ikea? Dels brukar Ikea aldrig svara på upphandlingar, dels har vi kvalitetskrav som vi måste följa. Utöver själva inköpet behövs exempelvis montering och vi ska inte ägna arbetstid åt att skruva ihop möbler. Sådana faktorer måste också vägas in i en upphandling.
 
En del upphandlingar, till exempel av telefoni och motionstjänster, har mött kraftig kritik bland anställda.
 
— Det är svårt att göra alla nöjda, särskilt när det gäller varor och tjänster många nyttjar. Ibland får upphandlarna skäll, men det är inte de som fattar köpbesluten. Ansvaret för behovsanalys och strategiska beslut om vilken väg man ska gå och vilka krav som ställs på en vara eller tjänst ligger alltid på avtalsägaren, det vill säga den som beställt upphandlingen, betonar hon.
  
FAKTA upphandling

  • Universitetet köper varor och tjänster genom annonserad upphandling för nära 500 miljoner kronor per år.
  • Utöver det finns befintliga ramavtal med leverantörer, flera av dessa omfattar inköp för 45–50 miljoner kronor årligen.
  • Enklare upphandling, så kallad direkt­upphandling, görs för cirka 2 miljoner kronor per år.
  • Några stora upphandlingar som är på gång är upphandling av resebyrå för tjänsteresor, IT-konsulter, cateringmat och bibliotekssystem.

Läs mer om köp av varor och tjänster